9 เทคนิคการจัดสัมมนาให้มีประสิทธิภาพ

การทำงานในบริษัท องค์กร หรือหน่วยงานต่างๆ การจัดสัมมนาเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาเจ้าหน้าที่หรือบุคลากรภายใน เพราะการจัดงานประชุมดังกล่าว เป็นการแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นต่างๆ ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซึ่งอาจเป็นการอภิปราย การถาม-ตอบ หรือรับฟังหัวข้อการจัดสัมมนานั้นๆ

แม้งานสัมมนาจะช่วยเสริมความรู้ที่ดีและมีประโยชน์ให้กับผู้เข้าร่วมงาน แต่หากมีการจัดงานอย่างไม่เป็นระบบระเบียบหรือไม่เตรียมความพร้อมให้ดีก่อนล่ะก็ อาจส่งผลกระทบต่อภาพรวมของงานได้ ดังนั้นแล้ว การมีเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพ เช่น การเตรียมความพร้อมในเรื่องเนื้อหา สื่อ และอุปกรณ์ต่างๆ อย่างครบถ้วน จะช่วยให้งานสัมมนานั้นๆ ประสบความสำเร็จและได้รับการยอมรับอีกด้วย

1.กำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนาอย่างชัดเจน

สิ่งสำคัญเป็นอันดับแรกสำหรับเทคนิคการจัดสัมมนา คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน เพราะจะช่วยให้ผู้จัดงานสามารถวางแผนการดำเนินงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยสร้างการรับรู้และสามารถทำความเข้าใจในสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารออกมาให้ผู้เข้าร่วมงานสัมมนาได้เข้าใจ นอกจากนั้นแล้ว การกำหนดวัตถุประสงค์ของงานยังช่วยให้การจัดเตรียมเนื้อหาและข้อมูลต่างๆ เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ส่งผลให้การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและโต้ตอบประเด็นต่างๆ มีความชัดเจนและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

2.วางแผนงานอย่างชัดเจน

เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของงานแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการวางแผนงานให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการเลือกหัวข้อจัดงานสัมมนา เตรียมเนื้อหา จัดทำสื่อ และเตรียมอุปกรณ์ ด้วยเหตุนั้น การวางแผนงานให้ดีจึงเป็นหนึ่งในเทคนิคการจัดงานสัมมนาที่สำคัญ ซึ่งจะมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลย

เลือกหัวข้อจัดงานสัมมนา

การเลือกหัวข้อจัดงานสัมมนาถือเป็นสิ่งที่ช่วยกำหนดภาพรวมของงานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น นอกจากนั้นแล้ว ยังเป็นการดึงดูดให้คนที่มีความรู้ในด้านนั้นๆ สามารถมารวมตัวกันเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ในประเด็นต่างๆ ได้อีกด้วย

ทำเนื้อหาสัมมนา

สำหรับการทำเนื้อหาสัมมนานั้น ถือเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญไม่แพ้การมีเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพเลยทีเดียว เนื่องจากในการประชุมงานสัมมนา เมื่อรับฟังสิ่งที่วิทยากรได้กล่าวออกไปแล้ว หากมีการลำดับเนื้อหาอย่างเป็นระเบียบ เข้าใจง่าย ถูกต้องแม่นยำ และครบถ้วนสมบูรณ์ จะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของวิทยากรและผู้จัดงานสัมมนาในครั้งนี้ด้วยเช่นกัน

จัดทำสื่อสำหรับการจัดงานสัมมนา

เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานสัมมนาเกิดความสนใจและรับฟังในสิ่งที่วิทยากรต้องการสื่อสารหรือแลกเปลี่ยนความเห็นระหว่างผู้เข้าร่วมงานด้วยกัน การจัดทำสื่อจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะนอกจากเนื้อหานำเสนอที่ดีแล้ว การมีสื่อที่มีความสร้างสรรค์ยังเป็นเทคนิคการจัดสัมมาที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย เช่น การทำภาพ วิดีโอ หรือรูปกราฟิก ซึ่งจะช่วยให้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหางานมีความสวยงามแล้ว ยังให้ความรู้ต่างๆ อย่างครบถ้วนด้วย 

เตรียมอุปกรณ์สำหรับการจัดงานสัมมนา

มาเตรียมความพร้อมในการจัดงานสัมมนาให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยเพื่อผลลัพธ์ที่ดีและน่าพึ่งพอใจด้วยอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ในการประชุมหรือการดำเนินงาน เช่น เครื่องเสียง คอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊ก ไมโครโฟน และชุดโต๊ะเก้าอี้เพื่อให้ผู้ร่วมงานได้นั่งและสามารถดำเนินงานในขั้นตอนต่อไปได้อย่างราบลื่น

· เครื่องเสียงหรือลำโพง

ด้วยจำนวนของผู้ร่วมงานสัมมนาที่มากและอาจไม่ได้ยินเสียงพูดได้ ดังนั้น การหาเครื่องเสียงหรือลำโพงมาติดตั้งไว้ตามจุดต่างๆ ตามสถานที่จัดงานสัมมนาจะช่วยให้ทุกคนภายในงานสามารถได้ยินเสียงการสนทนาได้

· คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีความก้าวหน้ามากยิ่งขึ้น คอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กจึงมีส่วนสำคัญที่จะช่วยแสดงเนื้อหาหรือจัดทำสื่อประกอบความรู้ได้อย่างหลากหลายและดูสร้างสรรค์ ซึ่งนับเป็นหนึ่งในเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพมากทีเดียว

· ไมโครโฟน

แม้จะได้ยินเสียงบทสนทนาจากวิทยากรก็ตาม แต่หากผู้เข้าร่วมงานต้องการสนทนาหรือพูดคุยในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง การพูดปากเปล่าก็อาจทำได้ยากเนื่องด้วยปัจจัยด้านสภาพแวดล้อม สถานที่และจำนวนคน ดังนั้นแล้ว การใช้ไมโครโฟนจะทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถได้ยินเสียงของผู้พูดได้อย่างชัดเจนมากขึ้น 

· ชุดโต๊ะเก้าอี้สำหรับผู้ร่วมงาน

การจัดงานสัมมนาในแต่ละครั้ง อาจใช้ระยะเวลาค่อนข้างนาน เพราะฉะนั้นแล้ว การเตรียมความพร้อมในเรื่องโต๊ะและเก้าอี้ให้กับวิทยากรและผู้ร่วมงานถือเป็นการอำนวยความสะดวกสบายอย่างหนึ่งให้กับทุกคนแล้ว ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถจดบันทึกเนื้อหาต่างๆ ได้ด้วย

3.เลือกกลุ่มเป้าหมายสำหรับการจัดสัมมนา

เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และวางแผนอย่างชัดเจนแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการเลือกเป้าหมายสำหรับการจัดสัมมนานั่นเอง โดยผู้จัดงานอาจต้องคำนึงถึงลักษณะโดยรวมของผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงการกำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมงานด้วย ซึ่งเทคนิคการจัดสัมมนาโดยวิธีดังกล่าวมีดังนี้ 

เช็กลักษณะของกลุ่มผู้เข้าร่วมงาน

ผู้จัดงานจะต้องเช็กลักษณะของกลุ่มเป้าหมายหรือผู้เข้าร่วมงานก่อน เช่น อาชีพ  อายุ หรือเรื่องทั่วไปที่จำเป็นหรืออาจเกี่ยวข้องกับการจัดงานสัมมนา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดสัมมนาตลอดจนการให้ความรู้ตามวัตถุประสงค์ของผู้จัดงานที่กำหนดไว้ภายใต้แผนงานอย่างชัดเจน

จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนา

เพื่อให้เทคนิคการจัดสัมมนาเกิดประสิทธิภาพสูงสุด การจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมงานจะช่วยให้การดำเนินงานในขั้นตอนต่างๆ ราบลื่นขึ้น ช่วยให้ทางผู้จัดงานสามารถจัดการและรับมือกับปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที

4.หาสถานที่สำหรับการจัดสัมมนา

การมองหาสถานที่สำหรับจัดงานสัมมนาเป็นอีกทางเลือกที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในปัจจุบัน ด้วยสถานที่แต่ละแห่งซึ่งมีการตกแต่งที่ดูสวยงาม ให้บรรยากาศสบายๆ และสร้างความผ่อนคลายได้เป็นอย่างดี จึงเหมาะสำหรับการประชุมหรือสนทนาในหัวข้อต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น โรงแรม, Co-working space, Cafe, หรือ Conference room เป็นต้น

5.วิทยากรผู้ให้ความรู้ในงานสัมมนา

ในการจัดงานสัมมนาในแต่ละครั้ง ด้วยหัวข้อการประชุมที่มีความหลากหลายและแตกต่างกัน ดังนั้น การหาวิทยากรที่มีความรอบรู้หรือเชี่ยวชาญในด้านนั้นๆ เช่น อาจารย์ นักวิชาการ หรือผู้ชำนาญการในศาสตร์แขนงต่างๆ จะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นได้ดีขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งหนึ่งที่ช่วยเสริมเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน

6.ประชาสัมพันธ์ก่อนจัดงานสัมมนา

เพื่อให้การจัดงานสัมมนาเป็นที่รับรู้ของคนจำนวนมาก การประชาสัมพันธ์จึงเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะแม้ว่าจะมีเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพมากแค่ไหนก็ตาม แต่หากคนส่วนใหญ่ไม่รู้จักแล้วล่ะก็ ทางผู้จัดงานเองก็ไม่สามารถดำเนินการใดๆ ได้เลย ซึ่งการประชาสัมพันธ์ก่อนจัดงานสัมมนานั้น สามารถทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการโปรโมตผ่านสื่อ เช่น รายการโทรทัศน์ หรือเว็บไซต์ในอินเทอร์เน็ต เพื่อให้ผู้ที่สนใจได้เข้าร่วมงานสัมมนา

7.การดูแลผู้เข้าร่วมสัมมนา

ในระหว่างการจัดงานสัมมนา การให้ความสำคัญกับตัวผู้เข้าร่วมงานก็สำคัญเช่นกัน ซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกให้กับผู้ร่วมงานได้ด้วยอาหาร น้ำดื่ม หรือขนม รวมถึงให้เวลาพักเบรกหลังแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ซึ่งนอกจากจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานได้มีเวลาพักผ่อนแล้ว ยังทำให้ทุกคนสามารถโฟกัสเนื้อหาสัมมนาได้อีกด้วย

8.สรุปเนื้อหาตรงประเด็น ได้ใจความสมบูรณ์

เพื่อให้ผู้ร่วมงานสัมมนาได้เข้าใจเนื้อหาที่วิทยากรและผู้จัดงานต้องการจะสื่อถึง การสรุปประเด็นเนื้อหาต่างๆ อย่างชัดเจน ถูกต้อง เข้าใจง่าย และได้ใจความสมบูรณ์ ก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถเก็บข้อมูลได้อย่างครบถ้วน จึงนับได้ว่าเป็นเทคนิคการจัดสัมมนาที่สำคัญและจำเป็นอย่างมาก เพื่อให้ภาพรวมของงานออกมาดูดีและมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น

9.จัดทำแบบสอบถามเพื่อปรับปรุงแก้ไขและนำไปพัฒนาต่อให้ดีขึ้น

เมื่องานสัมมนาจบลง สิ่งที่ควรคำนึงถึงต่อไปคือการทำแบบสอบถามนั่นเอง เพื่อให้รู้ถึงข้อปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในงานครั้งที่ผ่านมาและนำไปสู่การปรับปรุง แก้ไข และนำไปพัฒนาต่อให้ดีขึ้น ดังนั้นแล้ว การจัดทำแบบสอบถามในลักษณะต่างๆ เช่น การถาม-ตอบ การแสดงความคิดเห็น หรือการให้คะแนน และอื่นๆ จะช่วยให้ผู้จัดงานเข้าใจภาพรวมของการจัดงานมากขึ้น และนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนเทคนิคการจัดสัมมนาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับการจัดงานสัมมนานั้น หากมีเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้สามารถดำเนินงานได้อย่างราบลื่นมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้ทั้งวิทยากรและผู้ร่วมงานสามารถแสดงความคิดเห็นและตอบหัวข้อในประเด็นต่างๆ ได้อย่างราบลื่นและเต็มที่มากขึ้น ประกอบกับการมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ สื่อ หรือสถานที่จัดงานสัมมนา ที่จะช่วยให้งานสัมมนาเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของผู้จัดงานเพื่อนำไปสู่การการแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นอย่างสร้างสรรค์ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการจัดงานสัมมนา